第3話：経費体質を改善する為の３つのキーワード
■STEP１：上手な経費削減 2017/04/13
皆さんこんにちは。前回は定期的な経費項目の見直しについてお伝えしました。技術革新や、サービスの発展のスピードが速い為、常に最適なものは何かを考えていく事が大切です。ひと昔前は、私も携帯料金を1万5千弱はらっていた時期がありました。今はスマートフォン+SNSを使用することでぐっと支払額は下がりました。企業で採用するかどうかは別として、LINEやフェイスブックを使用して連絡をしていると通話料金は基本的にかかりません。
外出時にパソコンを使う際も、テザリングで対応するため、ポケットWIFIも使っていません。電池の消耗が激しいため充電器を持ち歩いてはいますが積極的に使用することで大きな費用低減効果があります。
さて、前回は総チェックがメインテーマでしたが、今回は業務計画と早期判断についてお伝えします。
「早起きは3文の得」といいますが、経費項目については適切なタイミングで判断をすることで大きな効果を生み出します。また直前にならないとわからないことも実際に多いものですが、「決められる」のに「決めていない」というケースも現場では実際には数多く発生しています。日々の業務が多忙であることも原因の一つですが、最終的にはいつか決めなければならない事であれば、その判断を先にして行動を早いタイミングで行う事で大きな改善につながります。
緊急度が低く重要度が高い問題は、そのままにしていくと緊急度が徐々に高まっていきます。締切りがどんどん近づいているからです。その結果、いつも緊急性が高く、重要性が高い事に追いまくられて、早い処理ができなくなってしまうのです。
私の身の回りでよく起きていた事では、出張（商品展示会等）の日程の案内がきていても、直近のスケジュールが読めないから、日程が決められない…という意見が多くありました。現場の「あるある」です。
しかし、何が起こるかわからないという意味では、前日になってもなにがおこるかわからないわけです。ひきつけたら根拠なく判断をしていることが意外と多く、もっといえばギリギリに何かが飛び込んだら「行かない」ようなものは、そもそも別にいかなくても大丈夫です。そんなことをしているならさっさと日程を決め、交通機関を割引がきく段階で手配し、頭を切り替えて他の仕事をどんどん進行させれば、スケジュール通りに進行しやすくなります。決めないといけない事がたくさん残り、いつも気をもんでいる方が、よほど効率が悪くなります。
組織全体が計画的に動くようになる事で、仕事を計画的にこなすことができるようになり効率は高まります。
経費管理のキーワードは３つです。「①分類を小さく」、「②単位を細かく」、「③判断を早く」です。「小さく、細かく、早く」これを徹底できれば無駄な経費は減っていきます。チーム全体に習慣化させていくことが大切です。
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【 筆者プロフィール 】
株式会社 せんだ兄弟社 代表取締役 専田 政樹 (https://kyodaisha.com)
株式会社 日本保安 店舗支援ＰＪ担当シニアコンサルタント
７＆ｉグループ出身、小売業歴20年の中小企業診断士
店舗運営管理、販売スタッフ教育等を経験後、グループ内事業会社へ転籍し、小売業から製造小売業への転換を目指す新商品開発部門でＳＶ、ＶＭＤ、マーケティング、プロモーション企画等を担当し、外部専門職のマネジメント業務等に従事。その後、管理部門の責任者を務め、営業利益▲３％から、１年で+0.5％に改善した実績を持つ。
「次代を担う子供たちに【明るい未来】と【豊かな社会】を託す」事を志に独立開業。2017年3月、企業の人に関する支援を行う㈱せんだ兄弟社を設立。組織人事、各種制度構築、業務改善、人材育成などを事業領域として活動中。
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